Scadenzario clienti e fornitori: gestire incassi, pagamenti e solleciti con il software
Come usare lo scadenzario del gestionale per controllare incassi e pagamenti, impostare solleciti e prevedere la cassa, con esempi, controlli e regole sui ritardi di pagamento.
Lo scadenzario è l'elenco delle fatture da incassare e da pagare con le relative date: serve a sapere quanta liquidità entrerà e uscirà nelle prossime settimane e a non dimenticare solleciti e pagamenti. In un buon gestionale si alimenta da solo a ogni fattura registrata, si aggiorna quando il pagamento viene riconciliato con la banca e permette di inviare solleciti. Per una PMI è una delle funzioni a più alto rendimento, perché i problemi di cassa nascono più spesso da incassi ritardati che da mancanza di fatturato. Vediamo come impostarlo e usarlo con metodo.
Come si forma lo scadenzario
Quando registri una fattura, il programma crea una o più scadenze in base alle condizioni di pagamento indicate in anagrafica o in fattura: a vista, a 30 giorni data fattura, a 60 giorni fine mese, in più rate. Ogni scadenza ha importo, data, cliente o fornitore e stato (aperta, parzialmente pagata, chiusa). Quando riconcili un incasso o un pagamento (riconciliazione bancaria) la scadenza si chiude.
Per far funzionare lo scadenzario servono tre cose:
- condizioni di pagamento corrette in anagrafica: se sono sbagliate, le scadenze sono sbagliate;
- registrazione tempestiva dei documenti: una fattura passiva registrata dopo la scadenza non ti avvisa in tempo;
- chiusura puntuale delle scadenze quando il pagamento avviene.
Le viste utili
Un gestionale ben fatto offre almeno queste viste:
| Vista | A cosa serve |
|---|---|
| Scadenze per periodo | Vedere cosa scade questa settimana o questo mese |
| Scaduto per cliente | Individuare chi è in ritardo e da quanto |
| Anzianità dei crediti | Vedere la distribuzione per fasce (non scaduto, scaduto da pochi giorni, da molti giorni) |
| Previsione di cassa | Confrontare incassi e pagamenti attesi con il saldo bancario |
| Scadenze fornitori | Programmare i pagamenti ed evitare ritardi o pagamenti anticipati inutili |
L'anzianità dei crediti è particolarmente utile: un credito scaduto da pochi giorni è un promemoria, uno scaduto da mesi è un rischio da gestire.
Previsione di cassa: un esempio
Esempio illustrativo con numeri inventati. Saldo bancario attuale: 12.000 euro. Incassi attesi nei prossimi 30 giorni: 18.500 euro. Pagamenti in scadenza nello stesso periodo: fornitori 9.200 euro, stipendi e contributi 7.800 euro, imposte 3.100 euro, per un totale di 20.100 euro. Previsione di saldo a 30 giorni: 12.000 + 18.500 - 20.100 = 10.400 euro. Se però il cliente che deve pagare 6.000 euro ritarda di due mesi, il saldo scende a 4.400 euro: lo scadenzario ti permette di vederlo prima e di anticipare solleciti o accordi con i fornitori.
Solleciti: come impostarli con metodo
Imposta una sequenza coerente e rispettosa, per esempio:
- Promemoria cortese pochi giorni dopo la scadenza, con copia della fattura e IBAN.
- Primo sollecito dopo una o due settimane, con indicazione dell'importo e della data originaria.
- Sollecito formale dopo un periodo ulteriore, citando eventuali interessi di mora previsti dalla legge o dal contratto.
- Valutazione del recupero se il ritardo prosegue: telefonata, piano di rientro, eventuale consulenza legale.
Molti gestionali generano i solleciti in automatico per elenco di clienti o li inviano via email. Controlla sempre i testi prima di inviare, perché un sollecito inviato per un pagamento già effettuato ma non riconciliato dà un'impressione negativa.
Ritardi di pagamento nelle transazioni commerciali
In Italia i pagamenti nelle transazioni commerciali sono regolati dal D.Lgs. 231/2002, che attua la normativa europea sui ritardi di pagamento. In linea generale, quando non sono pattuiti termini diversi, il pagamento va effettuato entro 30 giorni, con possibilità di accordare termini più lunghi entro limiti e a determinate condizioni (con regole più stringenti per i rapporti con la pubblica amministrazione). In caso di ritardo maturano interessi di mora e, in alcuni casi, un importo forfettario per i costi di recupero. Le soglie e i tassi cambiano nel tempo e dipendono dal caso, quindi per applicarli a una situazione concreta rivolgiti a un professionista e controlla i testi normativi aggiornati.
Scadenzario fornitori e liquidità
Dal lato dei debiti, lo scadenzario serve a pagare in tempo ma non in anticipo: rispettare le scadenze mantiene buoni rapporti con i fornitori e evita interessi di mora, mentre pagare molto prima delle scadenze riduce inutilmente la liquidità. Il programma può generare distinte di pagamento o file per bonifici multipli da caricare nell'home banking. Accertati che gli IBAN dei fornitori siano verificati: gli errori e le frodi con IBAN modificati sono un rischio concreto, quindi conferma con un canale diverso ogni cambio di coordinate bancarie.
Impostazioni consigliate
- Condizioni di pagamento standard per cliente e per fornitore.
- Giorni di tolleranza prima di segnalare il ritardo.
- Avvisi per scadenze imminenti a utenti diversi (amministrazione, titolare).
- Collegamento con la riconciliazione, per chiudere automaticamente le scadenze pagate.
- Estratto conto clienti: stampabile o inviabile, utile come promemoria e per dispute.
Errori frequenti
- Anagrafiche con condizioni di pagamento mai aggiornate.
- Scadenze chiuse a mano senza registrare l'incasso in banca.
- Note di credito non collegate alle fatture originarie: lo scadenzario mostra importi errati.
- Solleciti generici a tutti i clienti senza verificare i pagamenti recenti.
- Mancato monitoraggio di acconti e pagamenti parziali.
Se stai valutando un nuovo programma, verifica questa funzione con casi reali: parziali, acconti, rate e note di credito sono i test più rivelatori (guida alla scelta).
Domande frequenti
Posso inviare solleciti automatici senza controllare?
È meglio rivedere sempre l'elenco: un sollecito sbagliato danneggia il rapporto con il cliente. Usa l'automazione per preparare e tu conferma.
Che cosa sono gli interessi di mora?
Sono gli interessi dovuti per il ritardo nel pagamento secondo la legge o il contratto. Il calcolo dipende da tassi e termini variabili: chiedi al commercialista o consulta le fonti ufficiali.
Lo scadenzario serve anche ai forfettari?
Sì, in forma semplice: aiuta a sapere chi deve pagare e a pianificare imposte e contributi, anche senza IVA.
Fonti ufficiali
- Normattiva — testo vigente del D.Lgs. 231/2002 sui ritardi di pagamento nelle transazioni commerciali.
- Ministero dell'Economia e delle Finanze — comunicazioni sul tasso di riferimento per interessi di mora.
- Agenzia delle Entrate — scadenze fiscali e fatturazione elettronica.
