Conservazione digitale delle fatture elettroniche: cosa fa il software e cosa resta a te

Le fatture elettroniche, come le scritture contabili, vanno conservate per un periodo stabilito dalla legge e in modo che restino leggibili, integre e consultabili: lasciarle soltanto nella casella di posta o nel disco del computer non basta. Il software di contabilità può occuparsene con un modulo di conservazione digitale, oppure puoi usare il servizio gratuito dell'Agenzia delle Entrate o un conservatore esterno. Questa guida spiega che cosa richiede la normativa, quali sono le opzioni, che cosa verificare nel contratto e come comportarsi quando cambi gestionale.

Che cosa si deve conservare e per quanto tempo

In linea generale le scritture contabili obbligatorie e i documenti relativi all'attività devono essere conservati per dieci anni, secondo quanto previsto dal Codice civile (art. 2220) per le scritture contabili, la corrispondenza e le fatture. Per ragioni fiscali esistono inoltre i termini entro i quali l'amministrazione può effettuare accertamenti, che possono rendere utile conservare i documenti anche più a lungo di quanto strettamente richiesto in altri contesti. Le regole specifiche per i documenti informatici fiscali sono in un decreto del Ministero dell'Economia e delle Finanze del 2014 e nelle linee guida dell'AgID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, che hanno aggiornato gli standard tecnici.

Rientrano tra i documenti da curare:

fatture elettroniche emesse e ricevute (file XML, non la sola copia in PDF);
note di credito e di debito;
registri IVA e libro giornale, nei regimi in cui sono tenuti;
altri documenti rilevanti, come libro degli inventari, ricevute e contratti.

Perché conservare solo il PDF non basta

Per la fattura elettronica il documento originale è il file XML trasmesso tramite il Sistema di Interscambio. Una copia in PDF o cartacea è una rappresentazione leggibile ma non è l'originale informatico. Conservare soltanto stampe o PDF può creare problemi in caso di controlli. Per questo la conservazione deve riguardare il file originale, con garanzie di integrità e data certa.

Le opzioni di conservazione

Opzione	Come funziona	Pro	Attenzione
Servizio gratuito dell'Agenzia delle Entrate	Puoi aderire dal portale Fatture e Corrispettivi e le fatture transitate dal SdI vengono conservate dall'Agenzia	Nessun costo diretto, integrato con il SdI	Copre le fatture elettroniche, non tutti gli altri documenti; leggi bene l'accordo e i tempi
Modulo incluso o opzionale del gestionale	Il fornitore del software conserva i documenti tramite un conservatore	Tutto nello stesso sistema	Verifica durata, formati di esportazione e cosa succede alla disdetta
Conservatore esterno accreditato	Un fornitore specializzato gestisce la conservazione secondo manuale	Servizio completo e documentato	Costo aggiuntivo e dipendenza da un altro contratto
Soluzione autonoma	L'impresa conserva con procedure proprie	Pieno controllo	Richiede competenze, procedure e verifiche; rischio di errori

Non tutte le soluzioni si equivalgono: contano i requisiti tecnici (integrità, leggibilità, firma o marca temporale dove richiesti) e il fatto che esista un manuale di conservazione o una documentazione del processo, soprattutto per aziende strutturate. Se il caso è complesso, chiedi un parere al commercialista o a un consulente.

Cosa verificare nel contratto del software

Quali documenti conserva il servizio: solo fatture elettroniche attive e passive, anche registri e altri file?
Per quanto tempo garantisce la conservazione e se il periodo corrisponde a quello richiesto dalla legge.
Come puoi recuperare i documenti in caso di disdetta, in quale formato e a quali condizioni.
Chi è il conservatore effettivo e dove sono ospitati i dati.
Costi: se la conservazione è inclusa o a parte, e se ci sono limiti di volume.
Ruoli GDPR: se il fornitore agisce come responsabile del trattamento per i dati personali contenuti nelle fatture.

Il costo di questi servizi va aggiunto nel conto complessivo (costi nascosti).

Cambiare software: cosa succede ai documenti conservati

Questo è il punto che più spesso viene trascurato. Se i documenti sono conservati presso il fornitore uscente, alla disdetta rischi di perdere l'accesso. Prima di cambiare:

richiedi il pacchetto completo dei documenti conservati, con i file originali e i relativi indici o metadati;
verifica di poterli aprire e consultare con strumenti indipendenti;
valuta se mantenere un accesso al vecchio servizio per un periodo, oppure trasferire la conservazione a un nuovo soggetto con una procedura documentata;
se hai aderito al servizio gratuito dell'Agenzia delle Entrate, controlla che resti attivo e non dipenda dal software;
conserva una copia di sicurezza dei file XML in un archivio separato.

Le operazioni sono incluse nella guida alla migrazione e nella checklist di migrazione.

Buone pratiche quotidiane

Organizza i documenti per anno e tipo, con nomi file coerenti.
Verifica periodicamente che i documenti siano consultabili e non corrotti.
Fai copie di sicurezza in più luoghi.
Controlla le fatture passive ricevute: assicurati che anche queste siano incluse nella conservazione.
Controlla gli accessi: solo persone autorizzate possono modificare o cancellare.

Esempio di valutazione

Immagina illustrativamente un'impresa con 600 documenti all'anno. Il gestionale offre la conservazione come modulo a 60 euro l'anno con limite di 1.000 documenti. Se l'impresa cresce e supera il limite, scatta il piano superiore. L'alternativa è aderire al servizio gratuito dell'Agenzia delle Entrate per le fatture e conservare a parte registri e altri documenti. Il confronto non si fa solo sul prezzo ma anche su completezza, recuperabilità e semplicità: il costo di una soluzione economica che non riesci a recuperare in caso di controllo è molto più alto del canone risparmiato.

Quando chiedere aiuto

Per aziende con obblighi particolari, altri tipi di documenti (come libri sociali e documenti del personale) o dubbi sulla validità di un archivio, rivolgiti al commercialista, a un conservatore accreditato o a un consulente specializzato. Per i dati personali contenuti nei documenti, il riferimento è il Garante per la protezione dei dati personali.

Domande frequenti

Il servizio gratuito dell'Agenzia delle Entrate sostituisce quello del software?

Per le fatture elettroniche può essere un'alternativa valida, ma non copre ogni documento. Valuta cosa ti serve e verifica le condizioni di adesione sul portale.

Quanto devo conservare le fatture?

Le scritture contabili e i documenti vanno in linea generale conservati dieci anni; per casi specifici o per controlli può essere utile un periodo più lungo. Conferma con il commercialista.

Posso stampare le fatture e buttare il file?

Per la fattura elettronica l'originale è il file XML: stampare non è sufficiente come conservazione a norma. Conserva il file originale in modo adeguato.

Fonti ufficiali

Agenzia delle Entrate — servizio di conservazione gratuito e portale Fatture e Corrispettivi.
AgID — Agenzia per l'Italia Digitale — linee guida su formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici.
Normattiva — Codice civile e disposizioni sulla conservazione delle scritture contabili.