Fattura elettronica nel gestionale: come funziona l'invio al SdI e cosa controllare

Quando emetti una fattura dal gestionale, il programma genera un file XML nel formato FatturaPA, lo firma o lo trasmette secondo la modalità prevista e lo invia al Sistema di Interscambio (SdI) gestito dall'Agenzia delle Entrate, che lo controlla e lo recapita al destinatario. Per te contano tre cose: dati corretti in anagrafica, tempi di emissione rispettati e verifica degli esiti restituiti dal SdI. Questa guida spiega il percorso, i controlli da fare ogni volta e gli errori che causano scarti e ritardi.

Il percorso di una fattura elettronica

Compili la fattura nel software: cliente, righe, aliquote IVA, condizioni di pagamento, eventuali diciture (bollo, split payment, natura dell'operazione).
Il programma genera l'XML nel tracciato previsto dalle specifiche tecniche pubblicate dall'Agenzia delle Entrate.
Invio al SdI, tramite il canale previsto dal tuo software (accreditamento diretto, intermediario o PEC).
Il SdI effettua i controlli formali (struttura del file, partita IVA, codici, coerenza di alcuni campi).
Esito: se i controlli sono superati, il SdI recapita il file al destinatario e ti invia una ricevuta di consegna; se non lo è, ti invia una notifica di scarto.
Archiviazione e conservazione del documento.

Il destinatario viene individuato tramite il codice destinatario di sette caratteri (o la PEC) indicati in fattura; se il cliente non li ha comunicati, si indica "0000000" e la fattura resta disponibile nell'area riservata del cliente nel portale dell'Agenzia delle Entrate. È buona prassi comunicare al cliente che la copia leggibile va condivisa a parte.

Gli esiti da conoscere

Esito	Significato	Che cosa fare
Ricevuta di consegna	La fattura è stata recapitata al destinatario	Archivia l'esito insieme alla fattura
Notifica di scarto	Il file ha errori formali: non è considerato emesso	Correggi l'errore e reinvia entro i termini
Mancata consegna (attestazione di avvenuta trasmissione con impossibilità di recapito)	Il SdI non è riuscito a recapitare il file, per esempio per casella piena o non raggiungibile	La fattura è considerata emessa e resta disponibile nell'area riservata del cliente; avvisa il cliente e inviagli una copia leggibile
Notifica di esito (per fatture alla PA)	Accettazione o rifiuto da parte dell'ente	Registra l'esito e gestisci eventuali note di credito

Il tuo programma dovrebbe mostrare chiaramente gli esiti per ogni fattura e segnalare quelle con problemi. Controlla ogni giorno o ogni settimana la lista delle fatture inviate: una fattura scartata non risulta emessa e, se non la reinvii in tempo, rischi errori di liquidazione IVA e contestazioni.

Tempi di emissione

Per le fatture immediate, la regola generale prevede l'emissione entro 12 giorni dall'effettuazione dell'operazione. Per le fatture differite (per esempio legate a documenti di trasporto) l'emissione può avvenire entro il giorno 15 del mese successivo a quello di consegna dei beni. Ci sono regole specifiche per particolari operazioni, quindi conferma con il commercialista i casi non ordinari. Il software dovrebbe consentire di indicare data operazione e data fattura e di gestire le differite in modo coerente. Se emetti documenti con data ritardata, la data del documento e quella di trasmissione devono essere coerenti con le norme.

Obblighi di fatturazione elettronica

L'obbligo di fattura elettronica tra operatori è in vigore dal 2019 per le cessioni di beni e prestazioni di servizi tra soggetti residenti in Italia; i soggetti in regime forfettario sono stati inclusi gradualmente e, per quanto risulta, tutti dal 2024. Alcune categorie sono state escluse o hanno regole specifiche, per esempio soggetti con determinati obblighi sanitari. Verifica sul sito dell'Agenzia delle Entrate le regole in vigore alla data della tua operazione, e confronta con il commercialista per le casistiche particolari (operazioni con l'estero, autofatture, integrazioni).

Controlli prima di inviare

Prima di emettere, controlla questi punti nel software:

Anagrafica del cliente: partita IVA, codice fiscale, codice destinatario o PEC, indirizzo.
Aliquota o natura IVA corretta per ogni riga: l'errore tipico è dimenticare la natura per operazioni esenti o non imponibili.
Diciture obbligatorie: bollo virtuale, riferimento normativo per regimi particolari, split payment.
Totali e arrotondamenti: lo scarto può dipendere dalle differenze di decimali tra imponibile, imposta e totale.
Dati di pagamento: IBAN e scadenza corretti per facilitare l'incasso.
Numerazione: progressiva per sezionale, senza buchi né duplicati.

Fatture ricevute

Le fatture dei fornitori arrivano al tuo codice destinatario o PEC e vanno importate nel gestionale. Il programma dovrebbe leggerle e proporre la registrazione in prima nota con IVA e conti di costo. Controlla sempre che non si importino doppioni e che il documento sia assegnato al periodo corretto. Se cambi software, comunica il nuovo canale di ricezione ai fornitori e controlla anche l'area riservata dell'Agenzia delle Entrate, dove sono comunque consultabili le fatture transitate dal SdI.

Errori tipici e rimedi

Codice destinatario sbagliato: la fattura viene recapitata in un altro canale o resta nell'area riservata. Aggiorna l'anagrafica e informa il cliente.
Partita IVA errata: scarto. Verifica la partita IVA sui registri ufficiali o chiedi al cliente.
Mancata gestione dello split payment verso la pubblica amministrazione: controlla impostazioni e diciture.
Fattura emessa con data fuori periodo rispetto alla liquidazione: può spostare l'IVA nel periodo sbagliato.
Mancato monitoraggio degli scarti: controlla periodicamente.

Per inserire correttamente le fatture nella contabilità vedi prima nota, piano dei conti e partita doppia e liquidazione IVA nel software. Sulla conservazione leggi conservazione digitale delle fatture.

Quando chiedere aiuto

Per operazioni con l'estero, regimi speciali, note di credito su fatture già liquidate o dubbi sulla natura IVA, rivolgiti al commercialista. Per problemi tecnici di invio e scarti ripetuti, apri una richiesta con l'assistenza del fornitore del software, allegando il file e la notifica ricevuta.

Domande frequenti

Cosa succede se la fattura viene scartata?

Non è considerata emessa: correggi l'errore e reinvia nei tempi previsti, mantenendo la stessa data e numerazione secondo le indicazioni del tuo software e del commercialista.

Devo dare una copia della fattura al cliente?

Il documento valido è il file XML. È buona prassi fornire anche una copia leggibile, e per chi non ha un canale registrato la fattura è disponibile nella sua area riservata.

Posso emettere fatture elettroniche senza gestionale?

Sì, attraverso le procedure gratuite messe a disposizione dall'Agenzia delle Entrate, che coprono emissione e consultazione ma non la contabilità.

Fonti ufficiali

Agenzia delle Entrate — specifiche tecniche, servizio Fatture e Corrispettivi, norme sulla fatturazione elettronica.
Fatturazione elettronica PA — informazioni sul formato FatturaPA e sulla fatturazione verso la pubblica amministrazione.
Ministero dell'Economia e delle Finanze — norme fiscali di riferimento.