Esportare i dati dal gestionale: anagrafiche, piano dei conti e saldi di apertura

Quando cambi gestionale, la parte che decide la riuscita è l'esportazione: devi portare con te anagrafiche, piano dei conti, saldi di apertura, partite aperte e archivio dei documenti, in formati che il nuovo programma sappia leggere, e verificare con controlli semplici che i totali coincidano. Se manca una di queste parti, o se i saldi non tornano, gli errori si trascinano per mesi. Questa guida spiega che cosa chiedere al vecchio sistema, come costruire i saldi di apertura e come verificare il risultato.

Che cosa esportare: l'elenco completo

Dato	Perché serve	Formato tipico
Anagrafiche clienti e fornitori	Evitare di ridigitare dati fiscali e bancari	File tabellare (CSV o foglio di calcolo)
Piano dei conti	Mantenere la struttura di costi e ricavi	File tabellare, a volte in formato proprietario
Saldi alla data di passaggio	Partire con la situazione corretta	Bilancio di verifica in tabella o PDF
Partite aperte	Continuare a incassare e pagare le scadenze	Elenco per cliente e fornitore
Registri IVA e liquidazioni	Garantire la continuità fiscale	Stampe o file; copia dei registri
Archivio fatture emesse e ricevute	Obbligo di conservazione e controlli	File XML delle fatture e relativi allegati
Cespiti e ammortamenti	Se in contabilità ordinaria	Elenco con costo storico e fondo
Magazzino	Se gestito: giacenze e valorizzazione	Tabella articoli con quantità e valori

Chiedi al fornitore uscente un elenco dei formati disponibili e verifica con una prova di esportazione prima di decidere la data. Se il programma offre solo stampe PDF e non file leggibili, valuta se il nuovo fornitore possa ricostruire i dati da quelle e a quale costo.

Anagrafiche: i campi che contano

Il nuovo programma funziona bene solo se le anagrafiche sono pulite. Prima di importare, ripulisci il file esportato: elimina duplicati, correggi partite IVA e codici fiscali evidentemente sbagliati, aggiorna IBAN e condizioni di pagamento. I campi essenziali per le fatture elettroniche sono:

denominazione o nome e cognome;
partita IVA e codice fiscale;
indirizzo completo, con CAP, comune e provincia;
codice destinatario di sette caratteri oppure indirizzo PEC;
regime IVA particolare (per esempio split payment per la pubblica amministrazione o ritenute applicabili);
condizioni e modalità di pagamento abituali.

Un errore frequente è importare clienti senza codice destinatario aggiornato: la fattura viene scartata dal Sistema di Interscambio o recapitata nell'area riservata, con ritardi nell'incasso.

Piano dei conti: mantenere o ripartire

Il piano dei conti è la struttura delle voci con cui registri costi e ricavi. Hai tre strade:

Importarlo così com'è, se il nuovo programma lo permette e se il piano è ordinato.
Adottare il piano standard del nuovo programma e fare una tabella di corrispondenza tra vecchi e nuovi conti.
Ridisegnarlo insieme al commercialista, cogliendo l'occasione per eliminare conti inutilizzati.

Se cambi struttura, la tabella di corrispondenza è indispensabile per trasferire i saldi e per confrontare i bilanci di anni diversi. Coinvolgi il commercialista, perché la classificazione dei conti incide su bilancio e dichiarazioni. Per capire come è fatto un piano dei conti leggi prima nota, piano dei conti e partita doppia.

Saldi di apertura: come costruirli

I saldi di apertura sono la fotografia della situazione alla data di passaggio. Per costruirli:

Fai chiudere nel vecchio sistema tutte le registrazioni fino alla data scelta, in modo da non lasciare operazioni in sospeso.
Stampa o esporta il bilancio di verifica (saldi di tutti i conti) a quella data.
Verifica che il totale dei saldi in dare sia uguale al totale in avere: è il controllo di base della partita doppia.
Importa i saldi nel nuovo programma con una registrazione di apertura o con la funzione apposita.
Controlla che le partite aperte di clienti e fornitori sommino al saldo del relativo conto.

Esempio illustrativo con numeri inventati: se il conto "Crediti verso clienti" ha un saldo di 18.400 euro, la somma delle fatture aperte importate deve dare 18.400 euro. Se risulta 18.150, mancano 250 euro: potrebbe essere un incasso non registrato, un acconto o un errore di importazione. Meglio scoprirlo ora.

Archivio dei documenti

Le fatture emesse e ricevute vanno conservate secondo le regole di legge, anche dopo il cambio. Chiedi al fornitore uscente di fornire tutti i file XML e gli allegati e verifica di poterli aprire. Puoi integrare con quanto disponibile nell'area riservata dell'Agenzia delle Entrate (servizio "Fatture e Corrispettivi"), dove sono consultabili le fatture transitate dal Sistema di Interscambio. Se i tuoi documenti sono conservati presso il fornitore, accertati di poterli recuperare e per quanto tempo; trovi i dettagli in conservazione digitale delle fatture.

Controlli finali prima del via

Saldi: totale dare = totale avere e coincidenza con l'ultimo bilancio di verifica.
Partite aperte: coincidenza con i conti di controllo di clienti e fornitori.
IVA: saldi dei conti IVA coerenti con l'ultima liquidazione.
Numerazioni: ultimo numero emesso per ogni sezionale.
Documenti: campione di fatture aperte correttamente.

Spunta ogni punto con la checklist di migrazione e conserva una copia dei file esportati, anche dopo il passaggio.

Domande frequenti

Posso importare gli anni passati?

Spesso sì, ma non è necessario: molte imprese importano solo i saldi di apertura e conservano l'archivio storico in formato consultabile.

Che cosa faccio se il vecchio programma non esporta?

Chiedi al fornitore una soluzione o un servizio di estrazione, valuta di ricostruire i dati da stampe con l'aiuto del nuovo fornitore o del commercialista, e documenta tutto per iscritto.

I saldi li deve controllare il commercialista?

È consigliabile: verifica con lui la coerenza tra bilancio di verifica e saldi importati, soprattutto per IVA e fine esercizio.

Fonti ufficiali

Agenzia delle Entrate — Fatture e Corrispettivi e regole tecniche della fattura elettronica.
AgID — Agenzia per l'Italia Digitale — linee guida sui documenti informatici e sulla conservazione.
Consiglio Nazionale dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili — riferimenti professionali.