Software per forfettari o per contabilità ordinaria: quali funzioni servono davvero
Regime forfettario, contabilità semplificata o ordinaria: quali obblighi cambiano e quali funzioni deve avere il software per non pagare né troppo né troppo poco.
Il software giusto dipende prima di tutto dal regime contabile: un'attività in regime forfettario ha esigenze molto più leggere (fatturazione elettronica, incassi, scadenze) di un'impresa in contabilità ordinaria, che richiede partita doppia, registri IVA, liquidazioni periodiche e un archivio ordinato. Scegliere un programma sovradimensionato significa pagare per funzioni mai usate; sceglierne uno troppo semplice significa dover cambiare presto o integrare con fogli di calcolo. Vediamo i tre regimi, che cosa comportano sul piano pratico e quali funzioni cercare.
I tre scenari in sintesi
| Regime | Caratteristiche generali | Funzioni utili nel software |
|---|---|---|
| Forfettario | Reddito determinato con coefficiente di redditività, imposta sostitutiva, niente IVA addebitata in fattura | Fatturazione elettronica, bollo, incassi, scadenzario, riepilogo ricavi |
| Contabilità semplificata | Registri IVA e registri di incassi e pagamenti, per le imprese minori entro certe soglie di ricavi | Registri IVA, prima nota per cassa, liquidazioni IVA, F24 |
| Contabilità ordinaria | Partita doppia, libro giornale, libro inventari, registri IVA | Piano dei conti, partita doppia, bilancio di verifica, cespiti, ratei e risconti |
Le soglie e le condizioni di accesso ai regimi cambiano nel tempo, quindi non basarti su numeri letti in un articolo: verifica sempre le regole in vigore con il commercialista o sul sito dell'Agenzia delle Entrate.
Forfettari: cosa serve e cosa è superfluo
Il regime forfettario prevede un limite di ricavi o compensi, fissato dalla legge a 85.000 euro; il superamento oltre 100.000 euro in corso d'anno comporta l'uscita dal regime già da quell'anno. Verifica comunque che nessuna modifica successiva abbia cambiato questi parametri. Il forfettario non applica IVA in fattura né la detrae sugli acquisti, ma ha l'obbligo di fatturazione elettronica, esteso a tutti i forfettari dal 2024, e deve conservare i documenti. Per le fatture esenti oltre una certa cifra (77,47 euro) è dovuta l'imposta di bollo da 2 euro.
Quindi al forfettario basta, di regola, un software che:
- emetta fatture elettroniche corrette con le diciture di legge (natura dell'operazione, bollo virtuale);
- consenta di tracciare incassi e ricavi per verificare il rispetto delle soglie;
- mostri uno scadenzario delle imposte e dei contributi;
- permetta l'invio dei documenti al commercialista in modo semplice.
La contabilità in partita doppia, i registri IVA e il magazzino sono di norma superflui. Una procedura gratuita messa a disposizione dall'Agenzia delle Entrate può coprire la sola emissione; molte app a basso costo aggiungono scadenzario e report. Una scelta troppo ricca fa spendere inutilmente, ma controlla che il prodotto sia pronto per un eventuale cambio di regime.
Contabilità semplificata: la via di mezzo
Le imprese minori possono adottare la contabilità semplificata se i ricavi dell'anno precedente non superano le soglie previste, indicate in 500.000 euro per le prestazioni di servizi e 800.000 euro per le altre attività; verifica sempre i valori in vigore. In questo regime si tengono i registri IVA e, a seconda dell'opzione, i registri dei ricavi e delle spese oppure la registrazione per cassa. Il software dovrebbe quindi gestire:
- registri IVA di fatture emesse, acquisti e corrispettivi;
- liquidazioni IVA periodiche (mensili o trimestrali) e relativa comunicazione;
- calcolo delle ritenute e preparazione dei dati per i modelli F24;
- prima nota semplice e stampa dei registri.
Qui il livello di complessità giustifica un gestionale completo ma non necessariamente un ERP. Spesso conviene valutare anche cosa offre il programma usato dal commercialista (vedi software dello studio o software proprio).
Contabilità ordinaria: funzioni indispensabili
Con la contabilità ordinaria servono partita doppia, libro giornale, libro degli inventari, registri IVA, piano dei conti strutturato, bilancio di verifica e gestione di ratei, risconti e cespiti. Il programma deve inoltre permettere la chiusura dell'esercizio e la produzione dei dati per il bilancio. Per società di capitali, le regole sul deposito del bilancio impongono formati precisi. Il commercialista in genere cura la parte di chiusura, ma il software dell'impresa deve comunque garantire registrazioni coerenti e un buon livello di controllo interno.
Le funzioni da non trascurare sono lo scadenzario clienti e fornitori, la riconciliazione bancaria e, se vendi beni, il magazzino. Se hai operazioni con l'estero servono anche le comunicazioni dei dati delle fatture transfrontaliere e la gestione dei documenti con IVA diversa. Approfondiamo i meccanismi nelle guide su prima nota e piano dei conti e liquidazione IVA.
Cosa succede se cambi regime
Una crescita dei ricavi, una nuova attività o l'uscita dal forfettario possono cambiare le esigenze nel giro di un anno. Prima di scegliere, chiediti se il prodotto permette di passare di piano senza perdere i dati e quanto costa farlo. Un prodotto che gestisce solo il forfettario obbliga a una migrazione completa, con tutta la fatica che comporta (guida alla migrazione). Un prodotto con piani graduali costa un po' di più all'inizio ma può evitare un cambio forzato.
Esempio: due imprese, due scelte
Un consulente in regime forfettario con 60 fatture all'anno sceglie un'app di fatturazione con scadenzario, spendendo una cifra contenuta e usando il commercialista per le dichiarazioni. Una srl commerciale con 800 documenti l'anno e magazzino sceglie un gestionale in contabilità ordinaria, con collegamento bancario e scadenzario: il costo è più alto ma evita ore di lavoro manuale. Nessuna delle due ha sbagliato: hanno confrontato la propria situazione con le funzioni reali. Per stimare un intervallo di costo usa il calcolatore.
Quando consultare il commercialista
Il regime contabile, la scelta del regime IVA e le opzioni sono decisioni fiscali con effetti pluriennali. Prima di acquistare un software legato a un regime, conferma con il tuo consulente quale regime è previsto per i prossimi anni.
Domande frequenti
Un forfettario deve tenere la contabilità?
Non in partita doppia: ha obblighi ridotti, ma deve numerare e conservare le fatture, emetterle in formato elettronico e rispettare gli altri adempimenti. Verifica i dettagli con il commercialista.
Posso usare lo stesso software se passo da forfettario a ordinario?
Dipende dal prodotto: alcuni offrono piani superiori con le stesse anagrafiche, altri richiedono una migrazione. Chiedilo prima di acquistare.
La procedura gratuita dell'Agenzia delle Entrate basta?
Per emettere e consultare le fatture elettroniche può bastare a micro attività, ma non gestisce prima nota, banca e scadenzario.
Fonti ufficiali
- Agenzia delle Entrate — regime forfettario, fatturazione elettronica, registri IVA.
- Ministero dell'Economia e delle Finanze — norme fiscali e documenti ufficiali.
- Normattiva — testi vigenti delle leggi dello Stato.
