Software di contabilità in cloud o installato: costi, rischi e differenze

La differenza principale è questa: il gestionale in cloud si usa dal browser e i dati stanno sui server del fornitore, con un canone continuativo; il programma installato gira sul tuo computer o sul server aziendale, con licenza e aggiornamenti a parte, e i dati restano da te. Nessuno dei due modelli è migliore in assoluto. Dipende da quante persone lavorano sui dati, da dove lavorano, da quanto tempo e competenze hai per gestire backup e sicurezza e da quanto vuoi dipendere da un fornitore. Vediamo i criteri concreti per decidere.

Come funzionano i due modelli

Cloud (SaaS). Paghi un abbonamento, mensile o annuale. Aggiornamenti normativi (per esempio nuovi tracciati della fattura elettronica) e tecnici sono inclusi. Accedi da qualsiasi dispositivo con connessione, e puoi dare accesso al commercialista senza installare nulla. Se smetti di pagare, l'accesso ai dati cambia o termina secondo le condizioni contrattuali.

Installato. Compri una licenza, a volte perpetua, a volte annuale. Gli aggiornamenti normativi possono essere inclusi in un canone di manutenzione o venduti a parte. I dati sono su un computer o su un server locale, quindi backup, antivirus, continuità elettrica e ripristino sono responsabilità tua (o del tuo tecnico). Esistono anche soluzioni ibride, installate ma con servizi collegati in rete, o installate su un server remoto accessibile da più sedi.

Confronto dei costi nel tempo

Il costo iniziale del programma installato può sembrare più basso, ma nel tempo vanno contati anche altri elementi.

Un esempio illustrativo, con numeri inventati a scopo di calcolo: un software cloud a 400 euro l'anno costa 2.000 euro in cinque anni. Una licenza installata da 600 euro più 150 euro l'anno di manutenzione costa 600 + 750 = 1.350 euro in cinque anni, ma se serve un tecnico per backup e aggiornamenti, per esempio 200 euro l'anno, il totale sale a 2.350 euro. Come vedi, il confronto si ribalta in base a una sola voce: il costo della gestione tecnica. Per fare lo stesso conto con i tuoi dati usa il calcolatore del costo annuo.

Sicurezza, backup e continuità

Nel cloud, il fornitore si occupa di infrastruttura, copie di sicurezza e aggiornamenti del sistema. Questo non ti esonera da responsabilità: devi proteggere le credenziali (password robuste e, dove disponibile, autenticazione a due fattori), limitare i permessi dei singoli utenti e sapere come recuperare i dati se qualcosa va storto. Chiedi al fornitore dove sono ospitati i dati e come vengono salvati.

Con il programma installato, un guasto al disco, un attacco informatico o un furto del computer possono fermare l'azienda. Servono copie di sicurezza regolari, conservate in un luogo diverso dal computer principale, e verifiche periodiche di ripristino. Una copia mai provata non è una vera copia.

Accesso del commercialista e lavoro in più sedi

Il cloud è molto comodo se il commercialista, la persona che registra i documenti e il titolare lavorano in luoghi diversi: tutti vedono gli stessi dati aggiornati, senza inviarsi file. Con un programma installato, lo scambio avviene di solito esportando e importando archivi, oppure con un accesso remoto al server. Funziona, ma richiede più disciplina e rischia di creare versioni diverse dello stesso archivio. Se il tuo studio lavora già su un suo programma, leggi anche software dello studio o software proprio.

Dipendenza dal fornitore e uscita

Con il cloud il rischio principale è il lock-in: se il fornitore cambia prezzi, condizioni o chiude il servizio, i tuoi dati sono nelle sue mani finché non li esporti. Prima di sottoscrivere verifica:

• in quali formati puoi esportare anagrafiche, piano dei conti, registrazioni e fatture;
• se l'esportazione è inclusa o a pagamento;
• per quanto tempo l'accesso resta attivo dopo la disdetta;
• se il contratto prevede aumenti automatici e con quale preavviso.

Con il programma installato il rischio è diverso: il software continua a funzionare anche dopo la fine del contratto, ma senza aggiornamenti normativi diventa rapidamente inutilizzabile per gli adempimenti correnti, come la fattura elettronica.

Come scegliere: tre domande

1. Quante persone e da quali luoghi usano i dati? Più sedi e consulenti esterni portano verso il cloud.
2. Chi gestirà backup e sicurezza? Se non c'è nessuno, il cloud toglie un carico importante.
3. Quanto è importante il controllo locale? Vincoli di rete, di settore o di preferenza possono far scegliere un programma installato.

Se sei in dubbio, richiedi una prova di entrambe le soluzioni con gli stessi dati di un mese. Leggi poi la guida sui costi nascosti per non trascurare nulla.

Domande frequenti

I dati nel cloud sono meno sicuri?

Non necessariamente: un fornitore serio dispone di infrastruttura e procedure professionali, spesso migliori di quelle di un ufficio piccolo. Contano però configurazione, password e accessi, che restano tua responsabilità.

Posso usare il programma installato anche senza internet?

Per la contabilità interna sì, ma per la fattura elettronica serve connessione per inviare e ricevere tramite il Sistema di Interscambio.

Se il fornitore cloud chiude cosa succede?

Dipende dal contratto: per questo è importante poter esportare periodicamente i dati in formati aperti e conservarne una copia propria.

Esistono soluzioni intermedie?

Sì: programmi installati con servizi online, oppure installati su un server remoto. Chiedi al fornitore come funzionano aggiornamenti, backup e accessi.

Fonti ufficiali

• Garante per la protezione dei dati personali — indicazioni su GDPR e ruoli di titolare e responsabile del trattamento.
• Agenzia per la Cybersicurezza Nazionale — informazioni e buone pratiche sulla sicurezza informatica.
• Agenzia delle Entrate — regole e specifiche sulla fatturazione elettronica.